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Oct 16, 2015

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Interview mit Christian Schulte von Dropscan

Hey Leute, willkommen zu einer neuen Folge der LIFE HACKZ Show! Auf LIFE HACKZ bekommst Du die besten Tipps und Hacks für Dein bestes Ich. Dein bestes Ich in den Bereichen Sport, gesunde Ernährung, Online Business und ortsunabhängiges Arbeiten. Ich war heute früh in Berlin-Mitte in der Nähe vom Rosenthaler Platz, genau an der Linienstraße und dort in einem Coworking Space, den sich Christian Schulte, der Geschäftsführer von Dropscan, mit einer Agentur teilt, in der königlichen Pfandleihe. Und königliche Pfandleihe bedeutet, da war früher, vor ziemlich langer Zeit eine alte Bank drin. Und das was die nicht aus dem Gebäude rausbekommen haben, sind die fetten Tresore. Das heißt, die Tresore die stehen dort immernoch in dem Office rum und das ist schon ganz cool zu sehen und echt beeindruckend. Ich habe direkt einen Periscope gestartet. Vielleicht habt ihr den ja mitgekriegt heute morgen. Falls nicht, folgt mir auf Twitter, dann kriegt ihr immer eine Notification. Mein Twitter Handle ist @marcusmeurer95. Und ich muss sagen, das war schon fett. Also die haben einen coolen Konferenzraum, die haben die neuesten technischen Gadgets, die haben fette Beamer, fette Leinwände, allerlei Schnickschnack, ferngesteuert… Da habe ich kurz eine Millisekunde überlegt, so schlecht war es vielleicht doch nicht in einem Office gerade, als ich das Office gesehen habe. Und habe mich da aber ganz schnell wieder eines Besseren besinnt. Habe den Christian geschnappt. Wir sind dann zusammen in einen Konfi gegangen, Konferenzraum und habe ihm dann auf den Zahn gefühlt zu seinem Software Asset Service Dropscan. Und ich muss sagen, Dropscan ist ein richtig, richtig, geiles Tool. Das sage ich nicht nur, weil die Partner der ersten Stunde von der DNX sind, sondern weil wir es täglich nutzen, unsere Briefpost an das Scanzentrum vom Dropscan weiterleiten lassen. Die Scannen komplett unsere Post, die in Berlin ankommt und ja… wir kriegen die Post dann als PDF in einem Backend aufbereitet und sind, egal an welchem Ort der Welt und wie lange wir unterwegs sind, immer Up to Date was zu Hause abgeht und an Post eingeht. Also ich will den Service nicht mehr missen und muss sagen, es ist irgendwie einer der wichtigsten Services geworden, wenn wir unterwegs sind. Genug erzählt. Checkt das Interview aus mit dem super sympathischen Christian Schulte, dem Geschäftsführer und Gründer von dem Bootstrap Service Dropscan! In dieser Folge lernst du:

  1. Wie du endlich deinen Schuhkarton voller Papiere sortiert bekommst.
  2. Wie du deine Post auch unterwegs empfangen kannst.

Schreib mir an marcus@lifehackz.co, hinterlass eine kurze Bewertung auf iTunes und abonniere die Show!

1.000 Dank, Dein Marcus

 

SHOWNOTES

Dropscan

Slack

Trello

box.com One Drive

[su_accordion] [su_spoiler title="Diese LIFE HACKZ Folge zum Nachlesen" icon="plus-square-1"]   Marcus: Okay cool Leute, herzlich Willkommen zu einer neuen Folge von LIFE HACKZ, dieses Mal mit Christian Schulte von Dropscan. Christian, cool, dass Du am Start bist! Christian: Hi Marcus, freut mich auch! Marcus: Wir sitzen hier gerade in Berlin-Mitte in einem gemeinsamen Space zum Worken, glaube ich mit einer befreundeten Agentur, wo Du dann auch arbeitest und ja, erzähl mal ein bisschen, woran ihr den ganzen Tag arbeitet, wenn Du jetzt hier in dem Coworking Office abhängst. Christian: Du, letztendlich arbeiten wir wirklich den ganzen Tag an großen und kleinen Verbesserungen unseres Services. Das heißt, wir schauen uns immer wöchentlich an, was gibt’s an spannenden Themen, die sowohl uns, als auch unsere Kunden interessieren. Und dann überlegen wir uns ganz konkrete Features, die letztendlich dazu dienen, den Service, den wir anbieten ein Stück weit nützlicher für unsere Kunden zu machen oder auch viele interne Projekte, dass wir zum Beispiel an Verbesserungen der Produktionsprozesse arbeiten bei uns, sodass alles noch ein bisschen effizienter und schneller läuft. Marcus: Ja, was genau macht ihr, wenn Du jetzt einen Elevator Pitch machen müsstest? Christian: Elevator Pitch? Ja gut. Wir sitzen zwar gerade nicht im Aufzug, aber Dropscan ganz einfach: Das ist ein Scan Service für Briefpost und Papierdokumente. Funktioniert folgendermaßen: Du registrierst Dich bei uns auf der Webseite, bekommst eine individuelle Postadresse auf Deinen Namen oder den Namen Deiner Firma und kannst dann komplett Deine gesamte Briefpost zu uns weiterleiten. Wir nehmen Deine Sendungen entgegen, Deine gesamte Post, öffnen und scannen die auf Anforderung und stellen Dir hinterher durchsuchbare PDF Dateien zur Verfügung zum Herunterladen. Das heißt, Du kannst letztendlich Deine gesamte Briefpost digital empfangen. Gleichzeitig kannst Du uns auch Deine gesamten Unterlagen, die Du zu Hause, im Büro auf dem Schreibtisch rumliegen hast, einfach in einen Karton packen, an uns schicken. Wir digitalisieren Deine gesamten Dokumente und Du kannst dann wirklich hinterher vollständig papierlos arbeiten. Marcus: Ja, saunützlich muss ich sagen, weil wir selber, Feli und ich das auch schon, glaube ich, seit unseren ersten Gehversuchen als digitale Nomaden nutzen. Und lustigerweise sind wir auch so in den Kontakt gekommen, glaube ich. Dass ich irgendwann den Service gefunden hatte, dann auf Travelicia, auf dem Reiseblog, darüber geschrieben habe, dass es funktioniert. Dass es so was gibt. Also ich war völlig aus dem Häuschen, weil ich das auch nicht auf dem Schirm hatte. Und Du hattest dann, glaube ich, gesehen, dass wir über Dropscan geschrieben hatten. Wahrscheinlich über den Google Alert oder wie kam das? Und dann fand ich es eigentlich super sympathisch, dass mich der Geschäftsführer, der CEO, angeschrieben hat und sich erstmal bedankt hat überhaupt für die Erwähnung und so kam dann irgendwie eins zum anderen. Also, fand ich echt cool, den Approach von Dir. Christian: Ja, ich kann irgendwie auch kaum glauben, dass schon wieder zwei Jahre ins Land gegangen sind seitdem. War ja auch unsere Anfangszeit damals. Und wir haben uns damals auch, genauso wie wir das heute letztendlich auch noch tun, über jede Erwähnung irgendwo Web von unserem Service gefreut. Gerade wenn sie dann so positiv ausfällt, wie das bei euch ist. Und für mich war das damals mit euch, dieses Gespräch hier in unseren Räumlichkeiten, auch so der erste Berührungspunkt mit dem ganzen Thema digitale Nomaden. Das war ja auch in den Anfängen noch und ihr habt gerade losgelegt. Das war, glaube ich, kurz vor der ersten DNX Konferenz. Ihr wart noch total aufgeregt. Wie wird das alles werden? Wie viele Leute kommen? Damals im Betahaus. Also, das war eine unheimlich spannende Zeit. Gleichzeitig standen wir auch noch so in den Anfangsstartzeiten, hatten da glaube ich so unsere ersten 1.000 Kunden bekommen, damals, und waren froh auch über jede Publicity, aber vor allem auch darüber, neue spannende Zielgruppen kennenzulernen. Und da hat das natürlich bei euch super gepasst. Leute, die weltweit unterwegs sind und ständig reisen, keinen Zugriff zu Hause auf ihren Briefkasten haben und natürlich total digital arbeiten. Und von daher fand ich einfach, das ist eine super spannende Gelegenheit, dass wir uns damals kennengelernt haben. Und ich sage mal, alleine die Tatsache, dass wir jetzt heute hier sitzen und die ganzen Jahre über jetzt Kontakt miteinander gehabt haben und immer wieder spannende Sachen diskutiert haben, zeigt ja auch, dass das wirklich sehr gut passt letztendlich mit uns. Marcus: Ja also, das passt wie Arsch auf Eimer würde ich fast sagen. (beide lachen) Ich könnte mir auch gar nicht mehr vorstellen, wie man das ohne Dropscan jetzt handeln sollte, wenn man dann immernoch Post nach Hause bekommt. Wobei man ja sagen muss, es ersetzt jetzt keine Meldeadresse. Das ist ja in Deutschland alles so ein bisschen Tricky. Welche Post darf weitergeleitet werden, welche muss noch lokal wirklich in den Briefkasten eingeschmissen werden an Deiner Meldeadresse? Wir haben da auch jetzt mehr oder weniger so ein kleines eigenes System aufgesetzt, aber vielleicht sagst Du mal, was mit Dropscan geht und wo man dann immernoch eine Alternativlösung braucht. Christian: Ja, grundsätzlich ist das absolut richtig, was Du gesagt hast. Es gibt in Deutschland einfach gewisse rechtliche Vorschriften. Wenn Du Deinen Wohnsitz anmeldest, was Du ja tun musst, wenn Du hier irgendwo hinziehst, innerhalb von zwei Wochen glaube ich sogar, dann brauchst Du letztendlich eine Anschrift an der Du tatsächlich auch persönlich erreichbar bist. Marcus: Ich glaube, das heißt ladungsfähig? Christian: Genau. Das ist die sogenannte ladungsfähige Adresse. Und bei dieser Adresse muss sichergestellt sein, der Dir ein wichtiges Schreiben zustellen will - das kann zum Beispiel eine Postzustellungsurkunde sein... Marcus: Wer schickt so was? Christian: Ja, das verschicken zum Beispiel Ämter. Meistens aber nur in Fällen, wo es ein bisschen kritisch ist, sage ich mal. Du vielleicht Deine Steuern die letzten drei Jahre nicht gezahlt hast. Letztendlich muss sichergestellt sein, dass Du irgendwo persönlich greifbar bist und dass Dir jemand eine solche wichtige Sendung dann auch persönlich übergeben kann. Was wir von Dropscan bieten, ist letztendlich eine reine Postanschrift oder Korrespondenzadresse. Das heißt, Du sitzt natürlich nicht bei uns im Produktionszentrum und bist dann persönlich verfügbar. Deswegen können wir auch solche Sendungen, wie zum Beispiel eigenhändige Einschreiben, Postzustellurkunden oder Sendungen, wo man sich persönlich mit einem Ausweis legitimieren muss, um die Sendung dann übergeben zu bekommen, kann man die nicht bei uns empfangen. Weil Du natürlich selber dort nicht vor Ort bist. Alles andere, die ganze normale Post und das sehen wir ja auch bei eigentlich allen unseren Kunden, es kriegt ja nicht jeden Tag jeder zehn Postzustellurkunden. Kommt ganz normal bei uns an, wird zugestellt und dann unserem Kunden zur Verfügung gestellt. Das ist überhaupt kein Thema. Marcus: Ich glaube, bei mir war es in der ganzen Zeit seitdem wir uns jetzt kennen und seitdem wir auch so exzessiv reisen, ehrlich gesagt, keinmal der Fall, dass irgendwas in dem Briefkasten gelandet ist. Wen wir immernoch zur Sicherheit haben, wo unser Name noch dransteht - wir haben ja immernoch die Wohnung in Berlin-Mitte, die aber langfristig untervermietet ist - das heißt, wenn da mal was ankommen sollte, doch, Pakete werden nicht weitergeleitet, dann bleiben die da an diesem Standort ne? Christian: Ja, grundsätzlich ist es so: Wir sind zunächst in erster Linie ein Digitalisierungsservice für Papierdokumente. Das heißt, was wir nicht machen, ist ein sogenanntes Dropshipping. Das heißt, dass Du zu uns große Pakete mit Warensendungen, vielleicht sogar mit Lebensmitteln oder Tieren oder sonst irgendwas zu uns schickst. Darauf sind wir überhaupt nicht ausgelegt. Sondern wir gehen davon aus, alle Sendungen, die bei uns eingehen, egal ob es eine Postkarte, ein Brief oder auch mal ein Karton mit Papierunterlagen ist, kann von uns auch tatsächlich gescannt und digitalisiert werden. Für Lebensmittel zum Beispiel haben wir überhaupt keine Aufbewahrungsmöglichkeiten und können das letztendlich auch aufgrund von Zollformalitäten überhaupt nicht dann weiterleiten ins Ausland oder solche Sachen. Das heißt, das geht einfach nicht, ne? Marcus: Aber dafür, was ihr könnt, ist einiges und ist dafür umso mehr und nicht mehr wegzudenken. Und wie ich eben schon gesagt habe und ein kleiner Tip für diejenigen, die einen Steuerberater haben oder professionelle Hilfe dann bei der ganzen Buchhaltung haben, die können oder Du kannst demjenigen auch eine Vollmacht ausstellen, dass die Post zum Beispiel vom Finanzamt, die ja manchmal wichtig sein kann, wo Fristen eingehalten werden müssen, dass die dann direkt zu Deinem Steuerberater gehen und dann nicht mehr den Umweg nehmen über den Nachsendeauftrag etc. pp. Und Du musst es dann wieder weiterleiten an Deinen Steuerberater. Also das funktioniert auch ganz gut. Und was ich eigentlich noch ziemlich cool finde beim Dropscan: Service, was Du eben im Nebensatz erwähnt hast, ist das alle PDF voll durchsuchbar sind. Das heißt, ich lasse die mir zuschicken per E-Mail, habe dann ein PDF angehangen und selbst, wenn ich über mein MacBook über die Spotlight Suche suche, finde ich dort immer direkt Textstücke aus diesem PDF-Dokument. Das heißt, selbst wenn ich gar nicht mehr weiß, wann ich diesen Scan bekommen habe oder ich den im Backend dann schon abgelegt habe, kann ich das immernoch über die verbundene Mailbox finden. Christian: Ja absolut. Also unser Ziel ist es ja letztendlich Dir ein möglichst papierfreies, papierloses Arbeiten zu ermöglichen. Und uns ist es deswegen superwichtig, dass wir Dir nicht nur die Scans, also die Bilder von Deinen Papierdokumenten zur Verfügung stellen, sondern dass Du wirklich auch alle Informationen, die in den Dokumenten enthalten sind, wirklich zugreifen kannst. Und genau deswegen laufen alle Scans über eine Texterkennung drüber. Dadurch ist das Dokument im Volltext durchsuchbar und kann dann hinten rum verarbeitet werden. Um ein ganz konkretes Beispiel zu geben: So wie Du das getan hast. Du gibst einfach ein  “Commerzbank Kontoauszüge 2014” und schon werden Dir wirklich alle Dokumente angezeigt, die genau diesen Text enthalten, sprich: alle Kontoauszüge des letzten Jahres. Und das funktioniert wunderbar und genau so nutzen das auch die meisten unserer Kunden. Marcus: Aha. Und was ist, wenn jetzt mal ein wichtiger Versicherungsschein weitergeleitet wird, den Du dann doch irgendwo zu Deinen Akten legen solltest und das erstmal digitalisiert in Deinem Backend auftaucht? Was kann man dann machen, um an diesen Versicherungsschein zu kommen? Kann man bei euch mit dem Fahrrad vorbeifahren in der Ehrenbergstraße oder wie läuft das? Christian: Ähm Fahrrad vorbeifahren oder generell vorbeikommen bei uns geht leider nicht. Aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen ist der Zutritt für externe Dritte in unserem Produktionszentrum leider nicht möglich, aber wir bieten neben dem Digitalisieren Deiner Sendungen noch drei weitere Funktionen an. Du kannst die Sendungen bei uns auch vernichten lassen automatisch, wenn Du sie nicht mehr brauchst, wenn es Werbung ist. Du kannst sie bei uns für einen unbegrenzten Zeitraum archivieren lassen und als drittes kannst Du sie Dir auch auf dem Postweg weiterleitend zuschicken lassen. Entweder einzelne Sendungen oder in Form von einer Sammelsendung mehrere hundert Briefe. Du kannst also sagen: So, jetzt bin ich nach sechs Monaten wieder in Deutschland. Die und die Sendung benötige ich noch in Originalform, weil das wichtige Unterlagen sind. Dann legst Du eine Sammelsendung an, gibst eine Adresse und einen Versandzeitpunkt an und dann schicken wir Dir das zu. Marcus: Mh, ja. Das finde ich eine super Kombi, eben gerade für uns. Wenn wir länger unterwegs sind und wissen, wir kommen dann und dann wieder zurück. An dem Datum legen wir die Sammelsendung an, sammeln dann im wahrsten Sinne des Wortes die Sendungen so lange, bis wir dann wieder hier in Berlin irgendwo wohnen. Wir wissen dann meistens auch noch gar nicht wo wir wohnen, lassen uns das zur Packstation schicken und dann ist man noch unabhängiger und holen da unsere Dropscan Unterlagen raus. Das funktioniert also richtig, richtig gut. Du sagtest gerade, man kann auch seine Dokumente lifelong archivieren lassen. Ihr habt ja jetzt… wie viele Kunden habt ihr mittlerweile. Christian: Ja, wir haben aktuell ein bisschen über 3.000 Kunden, die das nutzen. Von denen sind rund 40% Privatkunden, aber die restlichen 60% sind gewerbliche Kunden. Insbesondere so kleine, mittelständische Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern, die das halt nutzen, um eine komplett digitale Poststelle für sich zu realisieren. In vielen Fällen hatten die vorher ein oder zwei Mitarbeiter sitzen, die jeden Tag dann die Post eingescannt haben. Die sagen irgendwann “Mensch, die Mitarbeiter können eigentlich auch etwas sinnvolleres tun, geben wir das doch einfach raus an den Experten, der das dann für uns macht” und genau da kommen wir dann ins Spiel. Marcus: Okay. Und worauf ich hinaus wollte: Das ganze erfordert natürlich auch ganz schön Serverkapazitäten und gerade unter dem Gesichtspunkt, glaube ich, dass ihr datenschutzrechtlich nur in Deutschland agieren dürft/wollt, war das mit Sicherheit auch eine Herausforderung. Wie habt ihr das lösen können? Christian: Ja, also für uns war es von Anfang an super wichtig, das Thema Datenschutz und Sicherheit wirklich oberste Priorität einzuräumen. Deswegen haben wir uns von Anfang an mit einem renommierten Datenschutzanwalt, der auch TÜV zertifiziert ist, mit an Bord geholt, der sämtliche unserer Prozesse sowohl die digitalen als auch die physischen Prozesse, was das Handling der Sendungen angeht, komplett auf Konformität mit dem Deutschen Bundesdatenschutzgesetz überprüft hat. Und das auch regelmäßig immer wieder tut. Dazu gehört natürlich auch, wie von Dir angesprochen, Serverstandort Deutschland, sodass auch tatsächlich hier die deutschen Datenschutzgesetze zur Anwendung kommen. Und wir gucken letztendlich in dreierlei Hinsicht: 1. Ist darf keinerlei Zugriffsmöglichkeit für externe Dritte auf Deine physischen Sendungen geben. Deswegen darf auch niemand zu uns in das Produktionszentrum kommen, außer den Mitarbeitern dort. 2. Sicherheit der digitalen Daten letztendlich, das heißt, Deiner Scans, die wir in sehr großen Volumina jeden Tag speichern und das 3. ist auch die rechtliche Sicherheit. Dass Du weiterhin Eigentümer auch Deiner Daten bist. Es gibt ja genug Services im Internet, die Du auch kostenlos nutzen kannst, wo aber letztendlich Deine Daten verarbeitet und für andere Zwecke dann verkauft werden. Bestes Beispiel: GoogleMail. Wo dann schöne Anzeigen neben Deinen E-Mails erscheinen. Genau das wollen wir aber nicht machen, sondern wir stellen letztendlich auch durch den Vertrag, den wir mit unseren Kunden schließen, sicher, dass der Kunde immer auch Eigentümer sämtlicher seiner Daten bleibt und nicht verwendet werden von uns für andere Zwecke oder an externe Dritte weitergegeben werden. Marcus: Gibt’s denn dann mal Kunden oder Leute die anrufen “Ey Christian, hier kannste vielleicht mal in die Sendung vom 15. März reingucken und den Brief XY raussuchen? Ich brauche da nochmal die Telefonnummer.” Christian: Kommt regelmäßig vor. Können wir aber nicht. Also ganz ehrlich: Ich kann selber, selbst als Geschäftsführer, nicht auf den Inhalt einzelner Sendungen zugreifen. Das einzige was ich sehen kann ist letztendlich der Umschlag der Sendung. Aber die eigentlichen Scans, das heißt der Inhalt der Sendung ist alleine dem Kunden vorbehalten, liegt verschlüsselt auf unserem Serverund nur der Kunde kann tatsächlich auf diese Scans dann auch zugreifen. Marcus: Mh, ja mega spannend. Wie bist Du auf die Idee gekommen, so einen Service anzubieten für Menschen, die Unterlagen gescannt haben möchten oder wie ist das ganze gewachsen? War es von Anfang an auch als Postservice gedacht oder war es erstmal vielleicht ein Scanservice, den es vielleicht vorher auch schon gegeben hat? Erzähl mal. Christian: Mh, ja gute Frage. Letztendlich zwei Gründe: Zum einen, ich habe selber mal ein paar Jahre in den USA gelebt und gearbeitet bei einem Internet Startup dort. Das, in den Jahren wo ich da war, sehr stark gewachsen ist. Eine wirklich spannende Geschichte. Aber ich habe in diesem Zeitraum… haben meine komplett meine Eltern zu Hause die Post gescannt und geöffnet und das hat naja, mehr schlecht als recht funktioniert.   Marcus: Ja, so war es am Anfang auch, dass Felicias Eltern dann immer im Einsatz gewesen sind. Ich meine, die hatten sich gefreut. Die sind beide pensioniert und hatten dann was zu tun, wenn Post gekommen ist, war da immer viel los. Und wir haben direkt eine E-Mail dazu bekommen. Aber letztendlich läuft es ja jetzt ein bisschen smoother. Christian: Ja, Du, genau die Geschichte höre ich fast täglich von unseren Kunden, die dann froh sind, dass sie jemanden gefunden haben, der das professionell für sie macht. Von daher habe ich selber auch mal das Bedürfnis oder den Bedarf gehabt so einen Service zu nutzen. Es gab so was auch damals in den USA. Leider nicht in Deutschland. Von daher war das immer so eine Idee im Hinterkopf, die ich sehr spannend fand. Zum anderen, die Firma bei der ich gearbeitet hab, hat genau das umgekehrte von Dropscan gemacht. Die haben nämlich einen Print on Demand Service für Geschäftsdokumente gemacht. Das heißt, Kunden haben digitale Daten in Form von PDF Dateien hingeschickt, aber am nächsten Tag einen Karton mit gedruckten und gebundenen Dokumenten bekommen. Ich habe für die FIrma eine Zeit lang hier noch in Deutschland gearbeitet und das Europageschäft aufgebaut, habe mich dann aber irgendwann selbstständig gemacht, mit einer Firma, die letztendlich das gleiche Geschäftsmodell hatten: Drucken von Geschäftsdokumenten. Marcus: Muss man da bei Geschäftsdokumenten auf irgendwas achten? Ist das anders, als wenn Du es zu Hause am Papierdrucker machst oder ist es einfach aus Effizienzgründen einfacher, wenn Du einen ganzen Karton irgendwohin schickst? Christian: Letztendlich aus Effizienzgründen, dass man wirklich einen Service nicht nur für Privatkunden, sondern in erster Linie für Geschäftskunden, wie zum Beispiel für Trainings- oder Workshops, größere Mengen an gebundenen Unterlagen brauchten und vorher standen halt die Trainer dann selber am Drucker und an der Bindemaschine und haben das einen halben Tag lang gemacht. Hinterher konnten sie es mit fünf Mausklicks über’s Internet machen. Das hat sehr gut funktioniert. Die Firma ist innerhalb von fünf Jahren - als ich angefangen habe, waren irgendwie 40 Mitarbeiter, als ich gegangen bin, waren’s über 800 Mitarbeiter. Die haben über 100 Mio. Dollar Umsatz gemacht und machen es immernoch. Von daher war da auf jeden Fall der Bedarf und ist der Bedarf da für solche Dienstleistungen. Und ich habe das dann hier auch für eine relativ kurze Zeit in Deutschland auf eigenen Füßen gemacht, habe aber damals sehr viele Anfragen bekommen von Kunden, die gesagt haben “Mensch, ist ja toll, dass ich was drucken lassen kann, aber ich habe hier einen riesen Stapel an Papier liegen. Könnt ihr das nicht einscannen für uns und dann hinterher drucken. Ich bräuchte das eigentlich in digitaler Form, die ganze Sache”. Und das war so der erste Samen für Dropscan sage ich mal. Die Idee entstanden “Mensch, vielleicht könnte man umgekehrt auch was machen in der Richtung”, digitalisieren von Dokumenten. Wir haben dann 2011 Dropscan gegründet in einem Dreierteam und haben angefangen mit einem ganz simplen einfachen Scanservice. Gar nicht für Briefpost, sondern nur für Papierdokumente. Website, registrieren, Scanauftrag anlegen, sagen ich habe hier 500 Seiten. Dann hast Du einen Paketschein bekommen, hast das ganze in ein Paket gepackt, zu uns geschickt und wir haben das eingescannt. Am nächsten Tag konntest Du es Dir als durchsuchbare PDF Dateien runterladen. Marcus: Also ziemlich lean und hands-on gestartet. Christian: Absolut, auch ohne irgendwie groß Investoren oder sonst irgendwas. Sondern wir haben das wirklich komplett gebootstrapped, haben innerhalb von ein paar Monaten, also weniger als drei Monaten, haben wir die gesamte Webapplikation gebaut, inklusive Payment und allem drum und dran und haben es einfach an den Start gebracht. Und wir hatten dann das große Glück, das halt gleich relativ viel im Web über uns berichtet wurde. Wir haben dann auch relativ schnell relativ viele Kunden bekommen. Und das viel Spannendere war dann aber letztendlich, dass sehr viele der Kunden gesagt haben “Mensch, genialer Service! Das Einzige was mich nervt ist, dass ich einmal in der Woche immernoch meine ganze Post aufmachen muss und das dann in einen Karton packen und an euch schicken. Das ist mir irgendwie noch zu kompliziert.” Marcus: Die haben damals dann schon ihre Briefpost genommen und euren Service dann quasi dafür genutzt. Christian: Ja absolut, genau. Wie gesagt: Einmal in der Woche alles aufgemacht. So am Wochenende sitzt man da und macht seine Ablage und dann haben sie sie an Dropscan zum digitalisieren geschickt. Und daraufhin haben wir uns überlegt “Mensch, klar. Das geht natürlich auch einfacher. Keine Frage” Wir haben uns dann mit der Thematik auseinandergesetzt, wie können wir den Leuten da eine Postadresse zur Verfügung stellen und solche Sachen. Und haben dann wieder was gebootstrapped. Wir haben dann einfach mal diese Kunden, die sich bei uns gemeldet haben, beim Wort genommen und haben gesagt “Pass auf, wir würden gerne mal jetzt für einen Zeitraum von sechs Monaten kostenlos eure Post scannen. Ihr leitet die zu uns um per Nachsendeauftrag. Ganz am Anfang machen wir es extrem lean. Wir schicken uns eigentlich einfach nur die Scans jeden Tag per E-Mail zu.” Es gibt keine Webapplikation, gar nichts. So. Und das haben wir gemacht für ein paar Wochen und die Kunden waren hellauf begeistert. Also wir hatten von Anfang an da auch gewerbliche Kunden, Unternehmen, die dann gesagt haben “Fantastisch”. Und daraufhin ist dann für uns der Startschuss gefallen und haben gesagt “Okay, jetzt setzen wir uns hin und bauen da eine richtige Software drum herum”. Marcus: Cool, also das ist ja genau dieses Lean Startup Prinzip. Dass ihr erstmal mit einem MVP ne Minimum Viable Produkt an den Markt gehst, Deine ersten Learnings sammelst, im besten Fall den Kunden dafür auch noch nicht bezahlen lässt, weil es natürlich noch ein bisschen Buggy oder noch nicht komplett ausgereift und dann hast Du den Proof of Concept und weißt “Okay, das wird wahrscheinlich erfolgreich werden”. Christian: Genau, richtig. Genau so ist es bei uns gelaufen. Und wir sind dann im April 2013 sind wir nach einer sechs Monaten Betaphase dann mit der eigentlichen Webapplikation an den Start gegangen. Sie hatte noch wesentlich weniger Funktionen als sie jetzt hat. Wir haben ja diesen zweistufigen Prozess. Im ersten Schritt scannen wir nur die Briefumschläge. Dann kann der Kunde entscheiden, was wir damit machen sollen. Vernichten, Öffnen und Scannen, weiterleiten. Das hatten wir in dieser Grundfunktion schon von Anfang an. Marcus: Also ganz wichtig für manche Kunden, die sagen “Ey, ich kriege auch mal Liebesbriefe oder irgendwelche Post von meinen Eltern”. Auch glaube ich, wenn da keiner bei euch jetzt an der Scan Maschine steht, haben manche vielleicht immernoch bedenken und sagen “Nee, das will ich aber nicht von irgendeiner Maschine gescannt haben. Ich möchte das unberührt nach Hause geschickt haben”, das ist also auch absolut möglich, ne? Christian: Ja, überhaupt kein Thema. Also, Du kannst ja entweder sagen: gleich vernichten, wenn es zum Beispiel Werbung ist, dann müssen wir das natürlich auch nicht scannen. Marcus: Achso, zur Werbung noch ein kleiner Tip: Bei euch wird je nach Tarif ja auch nach einzelnem Scan abgerechnet, sobald dann eine Werbepost dann bei mir ankommt über den Dropscan Service, rufe ich da an oder schreibe eine E-Mail hin, dass sie mir bitte keine weitere Werbepost mehr schicken, weil damit ist der Umwelt geholfen und auch Deinem Portemonnaie. Christian: Richtig, genau. Also das machen viele unserer Kunden auch erfolgreich, wenn sie jetzt sehen, da kommt Werbung an, informiert man Kurz den Absender und dann sollte sich das eigentlich erledigt haben. Es gibt da auch so eine Robinson-Liste oder so was, glaube ich, wo man sich eintragen kann und dann sollte sich das Thema Werbung komplett erledigt haben. Marcus: Gut. Wo waren wir jetzt hier. Wir waren jetzt bei der Entstehungsgeschichte, genau. Und dann habt ihr das Ding gebaut und mit immer mehr Funktionen ausgestattet und letztendlich seid ihr jetzt da, wo ihr seid. Wobei es glaube ich, gerade Anfang diesen Jahres oder Ende letzten Jahres nochmal so einen ziemlich fetten Umbruch gab, dass ihr die komplette Software neu geschrieben habt, ohne dass der Kunde es aber bemerkt hat, muss ich sagen. Ich bin fast täglich bei euch im Backend drin und habe so nichts davon mitgekriegt. Aber man merkt, man steht jetzt irgendwie auf anderen Füßen, weil fast jede Woche da irgendwelchen neuen API Anbindungen kommen und von euch announced werden. Womit kann man denn Dropscan mittlerweile alles verbinden und wie habt ihr das realisiert? Christian: Ja, das ist grundsätzlich richtig. Wir sind in 2014 sehr stark gewachsen und haben dann irgendwann gemerkt, so das was wir am Anfang gebaut haben, wird irgendwie unseren wachsenden Anforderungen nicht mehr ganz gerecht. Wir haben uns deswegen auf den Hosenboden gesetzt und in den ersten sechs Monaten wirklich Dropscan komplett von Null auf Neu programmiert. Was letztendlich in vielerlei Hinsicht auch unseren Kunden zugute gekommen ist, auch beim Thema Sicherheit letztendlich. Die Prozesse sind effizienter und schlanker geworden. Kunden bekommen ihre Sendungen schneller zur Verfügung gestellt. Und wir haben damit, und das hast Du eben auch schon angesprochen, die Basis gelegt für zukünftige Erweiterungen. Das war uns eben ganz wichtig, weil wir noch eine Menge vorhaben bei Dropscan. Ein Thema an dem wir gerade sehr intensiv arbeiten ist eben die Integration mit externen Services. Es war schon immer möglich, sich zum Beispiel die Scans per E-Mail zuschicken zu lassen. Aber wir wollten da noch wesentlich weiter gehen und haben deswegen jetzt die ersten Schritte da gemacht in den letzten Wochen, eine Anbindung an Dropbox vorgestellt, an SFTP Server, was für viele unserer gewerblichen Kunden wichtig ist, an Evernote jetzt gerade vor ein paar Tagen, was viele unserer privaten Kunden nutzen, um ihre Dokumente zu sortieren. Und da wird noch eine ganze Menge mehr kommen. Also, wir sind jetzt gerade gestern… seit gestern nutzen wir intern eine Anbindung an Slack. Das Chat-Tool, was Du wahrscheinlich auch kennst und nutzt. So ein bisschen halt Ersatz für die E-Mail Benachrichtigungen, die man bekommt, wenn neue Sendungen eingegangen oder geöffnet und gescannt wurden, wird’s in Kürze auch möglich sein, diese Benachrichtigungen dann per Slack zu bekommen. Und direkt in Slack auch dann zum Beispiel das Öffnen und Scannen der Sendungen anzufordern. Marcus: Ja, ich glaube, das ist richtig cool für digitale Nomaden, die auch schon ein kleines Team aufgebaut haben und virtuell arbeiten oder selber in dem Team drin sind und da läuft ja mehr oder weniger dieser Kaffeeklatsch oder das Socializing, was Du im normalen Coworking Space hast. Mittlerweile ziemlich oft dann über Slack, was ja auch cool ist. Irgendwo gehört’s ja auch dazu. Man rät ja auch gerne mal über andere Sachen, als den ganzen Tag über Arbeit oder arbeitet irgendwelche Tasks in Trello ab und so sehe ich Slack im Moment noch irgendwie so als Tool irgendwo dazwischen, als Socializing Tool. Aber, weil man da ja auch ständig on ist, macht es ja super viel Sinn, dass man dann angepingt wird und sagt “Du hast eine neue Briefpost” und wenn man möchte, dann direkt auch den Scan dabei. Also richtig sinnvoll. Christian: Ja, kommt auf jeden Fall. Wir nutzen’s wie gesagt schon intern und uns macht das sehr viel Spaß. Von daher können wir es kaum erwarten, das auch endlich unseren Kunden zur Verfügung zu stellen. Es gibt eine Menge weitere Sachen. Gerade Anbindung an andere Cloudstorage Services, wie box.com, One Drive und verschiedene andere, die wir vorstellen werden. Das letztendliche Ziel dahinter ist, dass wir wirklich eine vollkommen offene Plattform werden, wo es dann über eine generelle API, so eine Programmierschnittstelle letztendlich die Möglichkeit gibt, für externe Services sich direkt bei uns anzuflantschen. Und die digitalen Dokumente, die wir jeden Tag aus den riesigen Mengen an Papier bei uns produzieren, dann automatisiert in anderen Systemen landen und dort weiter verarbeitet werden können. Das ist sicherlich auf der einen Seite interessant für unsere Privatkunden. Viel spannender ist es aber für unsere gewerblichen Kunden, die letztendlich dann das in ihre internen Dokumentmanagementsysteme bis hin zu ihrem SAP System dann diese digitalen Dokumente weiter verarbeiten können. Und das bietet natürlich für uns dann auch weitere Möglichkeiten zu Wachstum. Einfach, weil wir dadurch noch ein ganzes Stück weit mit sicher werden für unsere Kunden. Marcus: Mh. Du sagst gerade Wachstum. Was sind die Pläne longterm, bzw. midterm? Die nächsten drei Jahre, wenn man sie überhaupt schon absehen kann oder was steht alles noch, ich sag mal dieses Jahr und nächstes Jahr an? Ist vielleicht Internationalisierung irgendwann auch ein Thema? Christian: Du, ganz ehrlich? Wir haben da überhaupt keinen in den Stein gegossene Businesspläne. Wir haben eigentlich überhaupt keinen Businessplan, ja? Wo jetzt drin steht: Dieses Jahr, nächstes Jahr und die nächsten fünf Jahre müssen wir die und die Ziele erreicht haben und die Umsätze machen oder sonst irgendwas. Das hängt sicherlich auch damit zusammen, dass wir keine Investoren an Board haben, die uns da entsprechend pushen. Uns liegt in erster Linie der Service und das Produkt am Herzen. Wir freuen uns natürlich über jeden neuen Kunden, den wir gewinnen und wir freuen uns auch, wenn unsere Umsätze jeden Monat steigen. Aber letztendlich ist das nicht das eigentliche Ziel. Sondern uns macht es Spaß am Produkt zu arbeiten und das kontinuierlich weiter vorwärts zu bringen und wenn dann im Ergebnis da auch, ich sage mal, finanziell was interessantes bei rauskommt, auch über die nächsten Jahre hinweg, dann sind wir da auch glücklich letztendlich. Aber das heißt nicht, dass wir uns da jetzt super aggressive Wachstumsziele für die nächsten Jahre gesteckt haben, wie wir dann auf Teufel komm raus, erreichen müssen bei der ganzen Sache. Marcus: Mh. Ja so habe ich Dich auch kennengelernt und so nehme ich Dich auch immernoch wahr. Dass das ganze sehr organisch, glaube ich, bei euch wächst und auch mit viel Freude. Gibt es überhaupt Marketingaktivitäten oder sagt ihr, ihr versucht über diesen Pooleffekt, dadurch dass das Produkt so gut ist und die Leute von selbst anfangen darüber zu reden, so wie wir es gemacht haben, Feli und ich, und dann ich darüber auf dem Blog geschrieben habe, ohne irgendwie von außen einen Anschub dazu bekommen zu haben, so zu wachsen? Oder habt ihr irgendwelche Channels, die ihr auch immer wieder testet, um an neue Kunden zu kommen? Christian: Ja, das ist schon richtig. Also unser Hauptchannel ist wirklich, sage ich mal, ein funktionierendes, qualitativ hochwertiges Produkt oder Service anzubieten und dann über Empfehlungen letztendlich unserer Kunden darüber weiter zu wachsen. Wir nutzen aber auch andere Kanäle. Also wir machen einiges beim Thema AdWords letztendlich. Viele Leute, die nach Briefpost digitalisieren suchen, die wir dann entsprechend darüber abgreifen. Wir haben mal was zum Thema PR versucht. Das hat aber nicht wirklich funktioniert. Wir haben mal Messen ausprobiert. Wir haben sogar mal einen Stand bei der CeBIT gehabt und verschiedenen spezielleren Messen. Hat teilweise funktioniert, teilweise nicht. Von daher müssen wir immer gucken, passt das letztendlich. Die ganze Sache hängt auch immer mit der konkreten Veranstaltung zusammen. Also wir probieren schon andere Sachen aus, aber sicherlich nicht so aggressiv, wie andere Startups das hier mit der entsprechenden Finanzierung in Berlin machen. Sondern wir gucken uns immer ganz genau an. Wir überlegen uns, macht das Sinn tatsächlich für uns? Spricht das unsere Zielgruppen an, die wir kennen? Von denen wir wissen, dass die einen Nutzen haben von dem Service und letztendlich, ab und zu machen wir da auch mal einen Versuch, aber wie gesagt, unser Hauptfokus liegt eigentlich darauf, ein tolles Produkt abzuliefern. Marcus: Okay, cool! Christian, vielen Dank für dieses mega, mega spannende Interview! Es waren viele Insides und ich glaube, auch sehr hilfreich für die Hörer. Danke für Deine Zeit und wir hören uns bald wieder! Christian: Ja Marcus, vielen Dank für das Gespräch! Yeah, das war eine kurze, aber knackige Folge von der LIFE HACKZ Show. Mittlerweile war das jetzt schon die Folge 28. Wenn euch das gefällt, dann hinterlasst mir doch eine Sprachnachricht auf lifehackz.de. Checkt dann direkt die Shownotes zu dieser Folge. Dort findet ihr alle Links. Gebt mir eine Bewertung auf iTunes oder unterstützt Felicia und mich bei unserer Charity-Aktion für Straßenkinder in Brasilien. Mehr Infos dazu unter www.lifehackz.de/charity. Ich hoffe, euch hat’s genauso viel Spaß gemacht wie mir und wir hören uns beim nächsten Mal. Peace and Out! [/su_spoiler] [/su_accordion]

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